Cómo escribir un comunicado de prensa

Guía de estilo

Por Tania Lara

Antes de empezar, recuerda:

Escribe en tercera persona. Un comunicado de prensa pretende informar sobre un evento o circunstancia por lo que el autor debe escribir en tercera persona.

Ejemplo: “De acuerdo con Agustín López, director ejecutivo de Manos Unidas, la mayoría de los niños latinos padecen obesidad”.

Sé breve: Los comunicados de prensa son más efectivos cuando contienen menos de 500 palabras, esto es aproximadamente entre dos a tres párrafos.

Precisión y detalle: Debido a que este texto es para uso de los medios de comunicación, trata de ser preciso y dar suficientes detalles.

Sigue estos pasos

1. La primera frase: Por regla general, los comunicados empiezan con la frase: “Para su publicación inmediata” o bien “Embargado hasta el mediodía del 15 de abril de 2009”.

2. Título o cabeza: Sólo debe ser una oración y trata de ser creative. Usa mayúscula en la primera letra de la frase y por ningún motivo uses signos de exclamación (“!”).

Algunos consejos

• Por lo general, la frase titular se escribe en presente.
• La forma más fácil de escribir el título es extraer las palabras clave del comunicado. De estas palabras, trata de armar una frase que atraiga la atención.
• Usar las palabras clave aumentará la visibilidad en los motores de búsqueda y sera más simple para los periodistas entender de qué se trata el comunicado.
• Usa el nombre de la organización dentro del título.

3. Primer párrafo: Inicia con el lugar (ciudad, estado y país), día, mes y año. Comienza con una introducción suficientemente fuerte para captar la atención del lector y que contiene la información más relevante del mensaje. Por lo general debe responder a estas preguntas: Quién, Qué, Cómo, Cuándo, Dónde y Por qué.

Este párrafo debe resumir la noticia de manera que si el lector se detiene en el primer párrafo, se queda con el mensaje completo. Pero también debe contener un gancho para que el lector continue leyendo.

4. Siguientes párrafos: Deben contener información más detallada, declaraciones de directivos de la organización o de beneficiarios del programa o expertos del tema.

Algunos consejos

• Trata de conectar la información con hechos o temas relevantes del momento.
• Evita frases largas y usar palabras muy técnicas o difíciles de entender.
• Si debes usar un tecnicismo, incluye su definición.
• Proporciona datos precisos y concretos sobre eventos, productos, servicios, gente, objetivos, planes y proyectos.
• Una forma fácil de redactar un comunicado es responder estas preguntas: ¿Cuál es la noticia? ¿Por qué es noticia? ¿Cuál es el propósito de la noticia? ¿Con qué información cuentas sobre la gente, productos, fechas y otras cosas relacionadas con esta noticia?
• Recuerda que los medios tienen poco personal y mucho trabajo. Si les facilitas la información, puede ser que publiquen el comunicado tal y como lo enviaste. Para ello, trata de evitar que parezca simple anuncio publicitario.
• Incluye información para generar respuesta de los lectores. Por ejemplo, si deseas que la gente compre el producto, incluye datos sobre dónde está disponible, o bien, qué sitio deben visitar para concursar o saber más sobre la organización.
• Escribe la información a doble espacio.
• En el ultimo párrafo, trata de resumir los puntos principales del comunicado.

5. Elementos extra: Puedes sugerir links de internet o estudios relacionados que puedan contener más información sobre el tema.

Algunos consejos

• Incluye los datos de contacto del vocero de la organización para dar más información del tema. Los datos deben ser: nombre, teléfonos, correo electrónico y dirección web.
• Asegúrate que esta persona puede responder preguntas relacionadas al tema.
• Puedes incluir el contacto de las personas clave del comunicado, si tienen la habilidad de responder llamadas de los periodistas.
• Antecedentes sobre la o las empresas citadas en el comunicado. Este párrafo debe contener cinco o seis línea donde se debe incluir el objetivo principal de la organización, fecha de fundación, países o mercados en los que opera, etc.
• Evita describir a la empresa como “líder global” pues todo mundo dice lo mismo.

5. Final: Lo usual es poner tres signos de # al final de un comunicado, centrados en la hoja.

6. Para enviarlo:

• Si lo envías por correo electrónico, trata de incluirlo como cuerpo del mensaje y no como documento adjunto.
• Si lo envías físicamente, usa papel membretado de la organización.
  

7 - Ideas finales:

• Usa PDF sólo en caso de incluir un Media Kit con gráficos y meas información.
• Escribe el título del comunicado como el Asunto del correo electrónico y nunca incluyas “Comunicado de prensa” en el asunto.
• Envía el comunicado a reporteros o editores que cubren temas relacionados con la organización.
• Trata de adaptar diferentes comunicados para diferentes medios de comunicación.